优秀笔记课件——EXCEL使用技巧

二、EXCEL
使用技巧
1
、在多个
Excel
工作簿或工作表间快速切换
 在同时处理多个
Excel
工作簿或工作表（工作簿中的
个别页面）时，您可以使用快捷键进行快速切换。
 按下
CTRL+TAB
可在打开的工作簿间切换。
 按下
CTRL+PAGE DOWN
可切换到工作簿的下一个
工作表。
 按下
CTRL+PAGE UP
可切换到工作簿的上一个工作
表。
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EXCEL
使用技巧
2
、使用快捷键完全删除
Excel
中的单元格
 想通过快捷键将某单元格（包括该单元格的格式和
注释）从工作表中完全删除吗？只要选择需要删除
的单元格，然后按下
CTRL+
—
（减号）即可。周围
的单元格将移过来填充删除后留下的空间。
 这一方法不同于使用
Del
键或
Backspace
键的删
除，后一方法只清除单元格的内容，并不删除该单
元格。
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EXCEL
使用技巧
3
、在
Excel
中进行快速计算
想知道一系列单元格的最大值吗？虽然您可以创建公式
来完成这一工作，但我还有一个更快的方法。
 查看一系列单元格的最大值的操作方法：
◆
选择您感兴趣的单元格，您将看到所选单元格的总和显
示在状态区中。状态区就是工作表窗口下方的水平区域。
◆
如果没有出现状态区，单击视图菜单中的状态区。
◆
鼠标右击状态区，然后单击最大值。现在您就可以在状
态区中看到最大值了。
 该方法可以计算选定单元格的平均值、总和、最小值。
此外，您还可使用该方法计算包含数字的单元格的数量
（选择计数值），或者计算已填充单元格的数量（选择
计数）。
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EXCEL
使用技巧
4
、在
Excel
中复制整张工作表的内容
 以下是为那些经常需要复制整张工作表（工作簿中的一
页）的
Excel
用户准备的技巧。例如，您可以将每月清
单中的一页数据从一个工作簿复制到另个工作簿。
将整张工作表复制到另一个工作簿的操作方法：
◆
打开目标工作簿。
◆
切换到包含待复制工作表的源工作簿。
◆
鼠标右击该工作表的卷标（屏幕左下方），并在出现
的快捷菜单中选择移动或复制工作表。
◆
从将选定工作表移至下拉菜单中选择将接收该工作表
的工作簿。（要将选定工作表复制到新工作簿中，请单
击下拉菜单中的新工作簿）。
◆
选中建立副本复选框。（如果没有选中该复选框，该
工作表将被移动，而非复制。）
◆
单击确定。
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EXCEL
使用技巧
5
、利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算
 如果某
Excel
工作表中有大量数字格式的数据，并且您希
望将所有数字取负，请使用选择性粘贴命令。
操作方法如下：
◆
在一个空单元格中输入
“
-1
”
。
◆
选择该单元格，并点击编辑菜单中的复制。
◆
选择目标单元格。
◆
点击编辑菜单中的选择性粘贴。
◆
选中粘贴栏下的数值和运算栏下的乘。
◆
点击确定。
所有数字将与
-1
相乘。您也可以使用该方法将单元格中的
数值缩小
1,000
或更大倍数。
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EXCEL
使用技巧
6
、在
Excel
中快速查看所有工作表公式

只需一次简单的键盘点击，就可以显
示出工作表中的所有公式，包括
Excel
用来存放日期的序列值。
要想在显示单元格值或单元格公式之
间来回切换，只需按下
CTRL+`
（位于
TAB
键上方）。
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EXCEL
使用技巧
7
、在
Excel
工具栏中添加一个计算器
 你可以在
Microsoft Excel
的工具栏上添加一个计算
器。操作方法如下：
◆
点击视图菜单的工具栏，然后点击自定义。
◆
点击命令选项卡。
◆
在类别列表中，点击工具，在命令列表中，点击自
定义（灰色计算器图示）。
◆
将所选的命令从命令列表中拖至某工具栏中（当您
看到鼠标指针旁出现一个加号（
+
）时，松开鼠标）。
◆
点击关闭。
现在，点击刚刚添加的按钮，
Excel
将启动计算器。
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EXCEL
使用技巧
8
、更改
Excel
的默认活页夹
 您是否注意到，在第一次保存某文档时，
Excel
会自动
打开我的文档档夹？如果您并不使用我的文档档夹来保
存文档，您可以将您所使用的档夹作为默认的工作档
夹，从而达到节省时间的目的。
更改
Excel
文档的默认工作活页夹的方法：
◆
点击工具菜单中的选项，然后点击文件位置选项卡。
◆
点击文件类型列表中的文档。
◆
点击修改。
要想选择现有的档夹作为默认的工作档夹，只需定位并
点击所需的档夹即可。要想创建新文件夹并将其作为默
认的工作文件夹，只需点击新建文件夹按钮，然后在名
称框中为新文件夹命名即可。
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EXCEL
使用技巧
9
、以图片的形式粘贴
Excel
中的信息
 您是否希望将
Excel
中的信息以图片的形式放入
Word
文文件、图像处理软件或其它程序中？操作
法方法很简单！
◆
在
Excel
工作表或图表中，选择所需的单元格，
或者点击需要复制的图表或对象。
◆
按住
SHIFT
键，点击编辑菜单中的复制图片。
◆
要想获得最佳的图片质量，请选中编辑菜单中
“
选择性粘贴
”
中的
“
图片（增强型图元文件）
”
。
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EXCEL
使用技巧
 如果在粘贴后需要调节该图片，请使用图片工具
栏。（要想使用图片工具栏，请选择视图菜单中
的工具栏，然后点击图片。）
 注：如果
Excel
中显示了单元格的网格线，则复
制的图片中也会出现网格线。要想隐藏网格线，
请点击
Excel
工具菜单的选项，然后点击视图选
项卡并清除网格线选框。
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EXCEL
使用技巧
10
、快速清除所有的电子表格格式
 现在有一种方便的方法来快速的清除所有
Microsoft Excel
电子表格的格式。
 在
Excel 2002
版中：
 点击电子表格中的任一单元格，然后按
CTRL+A
，选择电子表格中的所有单元格。
 在
“
编辑
”
菜单中，指向
“
清除
”
，然后点击
“
格式
”
。
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EXCEL
使用技巧
11
、使用数据有效性设置来保护单元格
 以下是保护
Excel
工作表中单元格的新方法，在添加保护
后，其它用户将不能随意更改这些单元格。操作方法如
下：
◆
选择希望保护的单元格。（最好记录下哪些单元格添
加了保护，以防以后需要删除这些保护。）
◆
点击数据菜单中的有效性，然后点击设置选项卡。
◆
设置以下限制条件：在允许框中点击文本长度，在数
据框中点击介于，在最小值框键入
10000
，在最大值框中
键入
50000
。
◆
点击出错警告选项卡。
◆
确信选中了输入数据无效时显示出错警告选框。点击
样式框中的停止。
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EXCEL
使用技巧
◆
如果您希望在出错消息的标题栏中显示一个标题，
请在标题框中输入标题文字。如果保留标题框为
空，则标题为
“
Microsoft Excel
”
。
◆
如果希望显示自己的出错消息文字，请在出错信息
框中输入文字，最多可输入
225
个字符。在输入出
错消息文字时，按下回车键可以换行。如果未在出
错信息框中输入任何文字，则出错消息显示以下文
字：
“
输入值非法。其它用户已经限定了可以输入该
单元格的数值。
”
◆
Excel
仅当用户在该单元格中输入数据时显示该信息。
 要想删除数据的有效性设置，选中受保护的单元
格，点击数据菜单中的有效性，然后点击全部清除
即可。
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EXCEL
使用技巧
12
、
在
Excel
中使用快捷方式插入时间
/
日期
 这里是一些键盘快捷方式，您可以用来在
Excel
工作
表中插入当前时间和日期
当前日期：按下
CTRL+
；
当前时间：按下
CTRL+SHIFT+;
当前日期和时间：按下
CTRL+
；，打出一个空格，
然后按下
CTRL+SHIFT+;
 注：当您使用这个技巧插入日期和时间时，所插入的
信息是静态的。要想自动地更新信息，您必须使用
TODAY
和
NOW
函数。想学习怎样做到这一点，请在
Excel
帮助中查找
“
在单元格中插入当前日期和时
间
”
，然后点击
“
插入会更新的日期和时间
”
。
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EXCEL
使用技巧
13
、
快速选择
Excel
工作表
 在
Excel
中，要在一个有很多个工作表的工作簿中快
速的选择某一个工作表，只需将鼠标指针移到工作薄
左下角的工作表滚动轴
(Sheet Tabs)
，然后点击右
键，在快捷菜单中选择你想要的工作表。
14
、隐藏单元格中的所有值
 有时候，我们需要将单元格中所有值隐藏起来，这时
你可以选择包含要隐藏值的单元格。选择
“
格式
”
菜单
中
“
单元格
”
命令，单击
“
数字
”
选项卡，在
“
分类
”
列表
中选择
“
自定义
”
，然后将
“
类型
”
框中已有的代码删
除，键入
“
;;;
”
(
三个分号
)
即可。
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EXCEL
使用技巧
15
、
“
文本到语音
”
功能
 利用这项功能我们可以让
Excel
工作表开口说话，并可
以在输入数据时实现语音校对，大大方便了我们的输入
校对工作。单击
“
工具
”
菜单下的
“
语音
”
，然后选择
“
文本
到语音
”
命令，打开
“
文本到语音
”
之后，会出现
“
文本到
语音
”
的任务面板，共有五个控制按钮，从左到右依次是
“
朗读单元格
”
、
“
停止朗读
”
、
“
按行
”
、
“
按列
”
和
“
按回车
键开始朗读
”
。如果你输入了大量的数据信息后发现某一
个数据可能输错了，如果是以前你可能要拿着原稿，对
着屏幕一一检查。
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EXCEL
使用技巧
 现在好了，你可以选定要检查的数据范围，然
后点击
“
文本到语音
”
任务面板的
“
朗读
”
按钮，
然后看着你的原稿，听着
Excel
的朗读就行了。
既然我们的输入有时难免出错，为什么不在输
入时仔细校对呢？选择
“
文本到语音
”
任务面板
的
“
按下回车键开始朗读
”
按钮，然后开始输
入，你在按回车键结束对一个单元格的输入
时，
Excel
会接着读出的你刚才所输入的内容，
这下可好了，我们眼睛看着原稿，双手不停地
输入，耳朵听着刚才输入的内容，从而充分调
动眼、手、耳等器官功能，实现高速输入。
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EXCEL
使用技巧
16
、
快速隐藏选中单元格所在行和列
 在
Excel
中隐藏行或列
,
通常可以通过格式菜单
中的行或列选项中的隐藏来实现
,
或者是选中行
号或列标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成
,
对
于分散的单元格区域
,
可以这样快速隐藏
:
 快速隐藏选中单元格所在行
:Ctrl + 9
 快速隐藏选中单元格所在列
:Ctrl + 0
 注意
:
以上对于小键盘数字无效
.
 借着这个技巧再告诉您另一个重要的规律：在原
有快捷键的基础上再加
Shift
就是相反操作的快捷
键。例如：
Ctrl+Shift+9
就是取消行隐藏。
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EXCEL
使用技巧
17
、在
Excel
中输入人名时使用
“
分散对齐
”
 在
Excel
表格中输入人名时为了美观，我们一
般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。
按空格键是一个办法，但是我们这里有更好的：
我们以一列为例，将名单输好后，选中该列，
点击
“
格式
—
单元格
—
对齐
”
，在
“
水平对齐
”
中
选择
“
分散对齐
”
，最后将列宽调整到最合适的
宽度，整齐美观的名单就做好了。
 永远不应使用空格或空行来调整对象的位置，
因为它很难控制，且适应性差，可能导致意想
不到的结果。在本例中，如果名字中间有空
格，查找时若忘了这个空格则会很麻烦。
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EXCEL
使用技巧
18
、
Excel
自带的示例文件
 在
<Drive>:/
ProgramFiles
/Microsoft
Office/Office10/Samples
活页夹中有两个
EXCEL
示例文件
SAMPLES
：主要包含工作表函
数
,
条件格式
,
数据有效性
,
图标标志
,
重复任务
,
数
组
,API
示例
,
事件
,
自动化
,ADO
等演示数据
,
对学习
Excel
使用很有帮助
SOLVSAMP
：是用来学习加
载宏
"
规划求解
"
的一个示例档
,
当中包含
6
个方面
的应用：产品组合、货物传送、排班组合、最大
收益、投资方案和电路设计
.
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EXCEL
使用技巧
19
、
Excel 2000
中选定超级链接文本技巧
 如果需要在
Excel 2000
中选定超级链接文
本而不跳转到目标处，可采用如下操作方
法，单击包含超级链接文本的单元格，按住
鼠标左键至少一秒钟，然后释放鼠标，这时
就可以选定超级链接文本。
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EXCEL
使用技巧
20
、在
Excel
中
,
实现在一个区域内的快速输入而不
用使用鼠标来进行单元格之间的切换
 在
Excel
中
,
可以用以下方法实现在一个区域内的
快速输入而不用使用鼠标来进行单元格之间的切
换。方法如下：用鼠标圈定一定区域后，按
Tab
键可使目标单元格向后移，按
Shift+Tab
 可向前移。这样就可以有键盘上连续输入一组数
据而不需用鼠标，从而提高输入速度。
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68
EXCEL
使用技巧
 采用此方法最大的好处是，在一行的最后一个
单元格，继续按
Tab
，则可以转到下
 一行开始的单元格；在选定区域最后一行的最
后一个单元格继续按
Tab
则会回到选定区域第
 一行第一个单元格。同样用
Enter
可以按列输
入数据。